Maßnahmen zur Corona-Pandemie

Die Corona-Pandemie hat Einfluss auf alle Lebensbereiche. So auch auf die Hausverwaltung. Wir informieren Sie über die von uns eingeleiteten und geplanten Maßnahmen. Zum Schutz unserer Mitarbeiter und Kunden überprüfen wir laufend die Maßnahmen und passen diese an die neuen Entwicklungen an. Wir tragen damit unseren Teil zur Bekämpfung der Pandemie bei.

 

Informationen für Eigentümer:

  • Um der Verbreitung des Virus entgegenzuwirken arbeiten unsere Mitarbeiter teilweise von zuhause aus. Durch die Digitalisierung unserer Geschäftsvorgänge können die Arbeiten weitestgehend vom Homeoffice aus erledigt werden. Trotzdem können zwangsläufig Einschränkungen auftreten, für die wir um Ihr Verständnis bitten.
  • Die Telefonzentrale ist während der Telefonzeiten besetzt. Die Mitarbeiter sind über die Ihnen bekannten Durchwahlen zu erreichen, auch wenn sich diese im Homeoffice befinden. Bitte verwenden Sie nach Möglichkeit die Durchwahlen, um die Telefonzentrale zu entlasten. Besser ist es, wenn Sie zur Kontaktaufnahme die E-Mail verwenden, um die Anrufe auf das notwendige Maß zu reduzieren.
  • Bitte sehen Sie von Besuchen in unseren Geschäftsräumen auch im eigenen Interesse ab. Sollten sich Besuche nicht vermeiden lassen, bitten wir um vorherige telefonische Anmeldung. Besprechungen müssen auf das notwendige Maß reduziert werden, zumal sich die Ansprechpartner häufig im Homeoffice befinden.
  • Die Beiratssitzungen und Rechnungsprüfungen wurden von uns bereits größtenteils durchgeführt. Soweit das der Fall ist, gehen wir davon aus, dass wir Ihnen die Abrechnungen spätestens bis zum 30.06.2020 zur Verfügung stellen können.
  • Die Eigentümerversammlungen wurden von uns bereits geplant. Die Termine können Sie über unser Kundenportal abrufen. Abhängig von der weiteren Entwicklung ist damit zu rechnen, dass die Eigentümerversammlungen nicht durchgeführt werden können. In diesem Fall werden wir Sie so früh wie möglich informieren.
  • Sollten die Einschränkungen durch das Corona-Virus noch längere Zeit andauern, und die Eigentümerversammlung mit Anwesenheit der Eigentümer nicht durch geführt werden können, werden wir prüfen, ob für die wichtigsten Tagesordnungspunkte eine Vertreterversammlung mit Vollmachten durchgeführt werden kann, an der keine oder nur einzelne Eigentümer teilnehmen müssen.
  • Viele Handwerker und Dienstleister haben ihre Arbeit eingeschränkt und unterhalten nur noch teilweise einen Notdienst. Dadurch treten unvermeidbare Einschränkungen und Verzögerungen bei der Bearbeitung ein.
  • Soweit größere Sanierungen geplant sind, wird von uns geprüft, ob diese verschoben werden können, bis sichergestellt ist, dass diese dann ohne Unterbrechungen durchgeführt werden können. Damit soll verhindert werden, dass die für jetzt geplanten Baustellen stillgelegt werden müssen, wenn weitere Einschränkungen durch die Bekämpflung des Virus erfolgen.

 

Informationen für Verwaltungsbeiräte:

  • Um das Infektionsrisiko möglichst gering zu halten, führen wir die Rechnungsprüfung nur noch Online durch. Die eingescannten Belege und die Aufstellung der Sachkonten sowie den Wirtschaftsplan und die Berechnung der Erhöhung der Verwaltervergütung stellen wir Ihnen in unserem Beiratsportal zur Verfügung.
  • Die meisten Beiräte nutzen bereits die Online-Rechnungsprüfung unabhängig von der aktuellen Situation gerne, weil dann mehr Zeit bleibt, um die Tagesordnung zu besprechen.
  • Soweit Beiratsmitglieder noch nicht die Online-Rechnungsprüfung nutzen, werden wir Ihnen die notwendigen Zugangsdaten per Mail mitteilen.
  • Soweit wir bereits zu den Beiratssitzungen eingeladen haben, werden wir anstatt der Beiratssitzung in unseren Geschäftsräumen eine Telefonkonferenz zum gleichen Zeitpunkt durchzuführen. Die Tagesordnung zur Eigentümerversammlung werden wir Ihnen dann einen Tag vor der Sitzung über das Beiratsportal zur Verfügung stellen. Wir werden Sie per Mail rechtzeitig zur der Telefonkonferenz einladen. In der Mail ist die weitere Vorgehensweise zur Einwahl in die Telefonkonferenz einfach beschrieben.
  • Mit dieser Vorgehensweise soll sichergestellt werden, dass Ihnen die Abrechnungen rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden und die Eigentümerversammlungen durchgeführt werden können, sobald es die Lage zulässt.